Pour ne passer à côté d'aucune démarche, utilise notamment des notifications sur l’agenda de ton ordinateur et/ou de ton téléphone portable ou encore via une application que tu pourras renouveler pour chaque période exigée.

Crée-toi une routine Comptable, en te programmant par exemple ces actions chaque fin de mois pour :

☑️ Produire tes factures de vente le dernier jour du mois puis classe-les dans un sous-dossier numérique bien structuré sur ton ordinateur ou autre support (clé USB, disque dur, etc.) dans lequel tu auras également ton contrat de prestation signé ou devis signé et ce dans un dossier numérique aux noms de chacun de tes clients

☑️ Trier et régler tes factures d’achats

☑️ Produire ta déclaration URSSAF de ton C.A. (si tu as choisi l’option mensuelle sinon prévois-la pour chaque trimestre

☑️ Réaliser ton virement pour ta rémunération dès l’encaissement constaté de ta(tes) facture(s) de vente

☑️ Contrôler ta trésorerie : prends le temps de l’analyse financière de ta trésorerie pour rester au top de tes dépenses pour des décisions éclairées.

Utilise des outils numériques ou digitales pour automatiser au maximum les tâches récurrentes pour te libérer du temps pour te concentrer sur ton cœur de métier.

Les frais de débours, késako ?

Prenons un exemple : tu achètes des enveloppes pré-timbrées pour ton client qu’il te rembourse au centime près (sans aucune marge).

Pour qu’ils puissent être considérées comme tels, les frais de débours doivent être facturés en respectant plusieurs règles et étapes :

☑️ Le micro-entrepreneur revendeur doit rédiger et obtenir un accord écrit signé de son client, sous la forme d’un mandat de débours*

☑️ Achat du produit/service en obtenant une facturedes frais avancés établie au nom et pour le compte du client

☑️ Faire une facture à ton client en incluant une ligne « Frais de débours » et en détaillant au maximum l’achat et faisant figurer le prix au centime près par rapport à ta facture d’achat (aucune marge ne pourra être effectuée) en plus de tes éventuelles autres prestations de service par exemple

☑️ Transmettre ta facture à ton client avec la facture fournisseur/prestataire de tes frais engagés (ta facture d’achat) au nom de ton client (bien en conserver une copie)

☑️ Obtenir le paiement de ta facture (frais de débours inclus) de ton client (possible qu’il te fasse 2 paiements distincts – 1 pour tes prestations de service et 1 pour les frais de débours. S’il s’agit de virements, il faudra alors lui demander d’indiquer la mention « remboursement débours facture N°…. » dans le libellé de son virement. Le notifier dans le mandat éventuellement)

☑️ Déclarer ton C.A. du montant facturé (⚠️ sans prendre en compte les débours ⚠️). En effet, l’avantage des frais de débours c’est qu’ils ne sont pas pris en compte dans ton C.A. donc ne sont pas à déclarer à l’URSSAF.

Tu n’es pas tenu(e) d’indiquer ce montant de frais de débours sur ton livre de recettes (tu peux le faire si tu le souhaites mais précise bien dans ce cas-là que ce sont des frais de débours).

*Un mandat de débours est un contrat écrit entre le mandataire (toi) et le mandant (ton client) qui permet d’avoir l’accord de ce dernier pour engager des frais en son nom. Tu trouveras ici un modèle vierge 😉

Ce dernier devra renseigner :

- tes coordonnées et celles de ton client (SIRET, adresse complète, nom, etc…)

- l’objet de la dépense (un nom général)

- le détail des dépenses (nom, quantité, montant)

- la durée du mandat

- la date de signature du mandat

- les obligations de chaque partie

- les modalités de remboursement

- la signature des 2 parties.

Remarques :

1. C’est le même principe pour une sous-traitance (si tu veux sous-traiter une mission-client). Il faudra demander à ton prestataire de faire une facture au nom de ton client. Ton client recevra donc 2 factures mais il règlera uniquement la tienne qui inclut les frais de débours (ici frais de sous-traitance). Tu ne peux donc pas « cacher » le prix de ton/ta prestataire à ton client.

2. Si tu achètes le produit/service 100€, tu indiqueras 100€HT en frais de débours sur ta facture, ton client lui se fera rembourser la TVA grâce à la facture fournisseur (ta facture d’achat).

Quels sont les frais qui peuvent passer en débours ?

Voici une liste non exhaustive :

· Les frais de transport : le billet peut être à ton nom si la facture de ce billet est au nom de ton client

· La sous-traitance : tu travailles avec une autre freelance sur cette mission-client

· Les frais d’hébergement (hôtel, etc.) : à condition que la facture émise soit au nom de ton client

· Les marchandises achetées ou cédées : tu achètes un produit pour ton client

· ❌ les frais de carburant, péage, restauration sont difficilement voire impossibles à faire passer en débours.

En résumé, et tu l’auras sans doute compris, les frais de débours te prennent du temps et nécessitent de ta part des démarches administratives complémentaires, essentiellement bénéfiques à ton client. À toi de juger selon les relations établies avec ton client et le service que tu veux lui donner, si tu es prête à l’instant T d’accomplir ces démarches pour lui.