La date d’encaissement est un concept clé dans la gestion financière d’une micro-entreprise.

En termes simples, la date d’encaissement est le jour où tu reçois effectivement le paiement le paiement de tes prestations de service (ou produits).

☝️ La date d'encaissement doit également obligatoirement être indiquée sur ta facture.

C’est elle qui sera prise en compte pour la déclaration de ton C.A. auprès de l’URSSAF et non pas la date à laquelle la facture a été émise (= date de facturation !).

Pour rappel, les micro-entrepreneurs sont tenus de déclarer leur CA sur une base mensuelle ou trimestrielle, en fonction de leur choix au moment de la création de leur micro-entreprise. Cela signifie que tes revenus doivent être déclarés dans le mois ou le trimestre où ils ont été réellement encaissés.

De plus, l'indication de cette date d'encaissement est déterminante pour ta déclaration de revenus aux Impôts, voire pour ta déclaration de TVA (le cas échéant).

Si tu reçois par exemple un paiement après le 31 décembre 2023, il sera déclaré en 2024 pour ta déclaration de revenus aux Impôts, même si la facture a été émise avant le 31 décembre.

☝️En micro-entreprise, il est important de bien faire la distinction entre la notion de date d'encaissement (lorsque tu perçois le montant indiqué sur ta facture et date de facturation (lorsque tu créés et envoies ta facture), notions qui sont d'ailleurs toutes les deux à détailler et renseigner sur ton livre de recettes.

À cela s'ajoute les spécificités à maîtriser en fonction du moyen de paiement utilisé.

Pour rappel, le micro-entrepreneur a le choix entre de nombreuses solutions pour encaisser ses paiements :

➜ les chèques

➜ les espèces

➜ les virements

➜ les intermédiaires tels que les mini terminaux de paiement électronique (Carte Bleue), les plateformes de paiement…

Approfondissons à présent le sujet avec les différents moyens de paiement possibles et les différentes dates d'encaissement à prendre en compte slon ces derniers.

Comme tu le sais certainement déjà, tu as un délai de 1 an et 8 jours pour déposer un chèque sur ton compte.

Un chèque est réputé encaissé à partir du moment où tu l’as en main ! Cela signifie que même si tu ne déposes pas immédiatement le chèque sur ton compte, c’est à la date à laquelle il t'a été remis qui est à considérer comme date d’encaissement.

Exemple : Ton client te donne un chèque le 29 mars 2024. Tu le dépose le 30 mars 2024 et celui-ci apparaît sur ton compte le 4 avril 2024. Pour la déclaration de C.A., la date d’encaissement est donc celle du 29 mars 2024.

Cela signifie que ce paiement sera à déclarer début avril sur le C.A. de mars (si tu as choisi la déclaration URSSAF mensuelle) et au 30 avril 2024 sur le C.A. du 1er timestre 2024 (si tu as choisi la déclaration URSSAF trimestrielle).

Remarques :

☝️ En cas de réception de ton règlement par chèque par la Poste, la date d'encaissement à prendre en compte est celle de la réception de la lettre par la Poste, même s'il s'avère être sans provisions par la suite 😡.

☝️ Si ton client te donne un chèque le 15 mai 2024, que ce dernier est daté du 05 juin 2024 et que tu as convenu avec lui de le déposer sur ton compte que le 05 juin 2024, tu devras alors le déclarer à l'URSSAF (et sur ton Livre de Recettes) sur le mois de mai 2024 !

De même, si ton client te donne le 15 mai 2024 plusieurs chèques à échelonner sur plusieurs mois (juin, juillet, aout 2024), tu devras déclarer à l'URRSAF (et sur ton Livre de Recettes) le montant total des 3 chèques sur le mois de mai 2024 !

La date d’encaissement d’un chèque est donc celle de sa délivrance en main propre. Ce sera à vous de mettre en place de bonnes pratiques de gestion pour éviter des mésaventures avec l’administration.

Pour les paiements en espèces, la règle est la même que pour les paiements par chèque. La date d’encaissement est celle à laquelle tu as reçu les espèces en main.

Même si en micro-entreprise, tu n'es pas tenu.e de déposer les espèces sur ton compte bancaire dédié à ta micro-entreprise, tu ne dois surtout pas oublier de les mentionner dans ton Livre de Recettes.

Comme tu dois certainement t'en douter, la date d’encaissement pour un paiement par virement bancaire n’est rien d’autre que celle à laquelle l’argent apparaît sur ton compte bancaire.

Cela s’explique par le fait qu’un virement peut prendre plusieurs jours et le client a la possibilité de l’annuler avant réception.